Analicemos cómo una aplicación de Hojas de Gastos a medida puede mejorar y simplificar el proceso de gestión de gastos para los equipos internos de una compañía.

Desafíos Previos: La Complejidad de las Hojas de Gastos Manuales

Hasta ahora, la creación de hojas de gastos se realizaba manualmente utilizando herramientas poco eficientes y de bajo valor añadido como una hoja de gastos Excel. Esta práctica, aunque común, a menudo generaba complicaciones. Las hojas de gastos pasaban por múltiples etapas de validación, involucrando a diferentes departamentos como el gerente, Recursos Humanos y Contabilidad. A veces, incluso regresaban al mismo empleado para realizar correcciones, prolongando innecesariamente el proceso. Además, la contabilización de los gastos y su carga en el sistema informático se efectuaban de manera manual, lo que aumentaba la probabilidad de errores y consumía tiempo valioso, ralentizando la inclusión de la información de las Hojas de Gastos en el Control Financiero de gestión de gastos o de Recursos Humanos.

Mejoras Significativas: Una Aplicación Adaptada a las Necesidades de la Empresa

La solución a estos desafíos se encuentra en la implementación de una app de gestión de gastos diseñada a medida. Esta aplicación no solo simplifica el proceso, sino que también introduce mejoras significativas en la eficiencia y la precisión.

Creación y Validación Eficiente: La aplicación permite a los empleados crear hojas de gastos de manera rápida y sencilla. Estas hojas son enviadas automáticamente a los responsables pertinentes para su validación, todo dentro de un entorno integrado en Teams, facilitando una colaboración más efectiva.

OCR para Mayor Eficiencia: La aplicación incorpora la tecnología OCR (Reconocimiento óptico de caracteres), lo que significa que la lectura de los gastos se realiza de manera automatizada. Esto no solo reduce la posibilidad de errores humanos, sino que también acelera el proceso de entrada de datos.

Integración Directa con el ERP: Una vez que la hoja de gastos es aprobada, se carga automáticamente en el ERP de la empresa. Esta integración directa elimina la necesidad de intervenciones manuales en Contabilidad y garantiza una actualización instantánea de los registros financieros.

Si deseas obtener más información, no dudes en contactarnos. Puedes hacerlo a través de este formulario, llamando al +34935222752 o escribiéndonos a comunicacion@qualitahub.com. ¡Estamos encantados de atenderte!