Gestión y Reembolso de Gastos a empleados – Expense Management

31/10/2023

La gestión y reembolso de los gastos a empelados es un proceso habitual en empresas, pero ¿lo están gestionando fácilmente o es un quebradero de cabeza? Con la solución Expense Management desarrollada por QualitaHUB, las compañías logran simplificar la experiencia de manera efectiva y sin complicaciones.

No importa el tamaño o sector, la mayoría de las empresas necesitan controlar y reembolsar los gastos de sus equipos de manera correcta y precisa. Aquí es donde entra en juego el Sistema de Gestión de Gastos, Expense Management.

Aplicación de Reembolso de Gastos de Empleados

El reembolso de los gastos de los empleados, puede ser una tarea compleja y propensa a errores si se maneja manualmente. El uso de soluciones de gestión de gastos cloud a través de una aplicación móvil y desktop se ha convertido en una necesidad.

Desde la introducción de los gastos hasta la aprobación, la revisión contable y la generación de documentos de cuentas por pagar, cada paso del proceso puede ser propenso a retrasos y errores.

La Solución: Expense Management de QualitaHUB

La solución para abordar eficazmente esta problemática es una aplicación móvil diseñada para introducir gastos de manera sencilla y eficiente. Con esta herramienta, alguien puede ingresar los gastos desde su dispositivo móvil o directamente en el sistema ERP.

Una vez que los gastos se han introducido, se someten a un proceso de aprobación si es necesario. Esto se puede realizar tanto desde dispositivos móviles como desde el ERP, lo que garantiza una mayor flexibilidad y rapidez en el flujo de trabajo.

Modalidad de delegación

La modalidad de delegación es una característica de nuestra solución. En esta modalidad, los asistentes pueden ingresar los datos de gastos en nombre de los directivos, simplificando aún más el proceso. Esto permite una mayor flexibilidad y eficiencia, ya que un único asistente puede gestionar los gastos de varias personas, agilizando el flujo de trabajo y garantizando un control de la gestión de gastos.

Beneficios de la Solución de Gestión y Reembolso de Gastos Empresariales

  • Eliminación de Documentos en Papel: Ya no se requieren recibos en papel, lo que reduce el desorden y la posibilidad de pérdida de información.
  • Integración Contable Automática: Gracias a las reglas parametrizadas para los gastos de empleados, el ERP JDE controla automáticamente la asignación en función del rol.
  • Control de Políticas de Gastos: Las políticas de gastos se aplican de manera consistente a través del ERP, eliminando la necesidad de supervisión manual.
  • Reducción del Tiempo de Gestión: La automatización reduce drásticamente el tiempo dedicado a la gestión de gastos, permitiendo un enfoque más estratégico.
  • Cambios Estructurales en Aprobaciones: La solución permite una reestructuración eficiente de los circuitos de aprobación para adaptarse a las necesidades cambiantes de la empresa.
  • App o Desktop: Puedes ingresar y aprobar los gastos desde tu móvil o desde la versión desktop de la aplicación, incluso si lo deseas desde el mismo erp.

Expense Management es una solución efectiva que garantiza que el proceso de gestión y reembolso de gastos se realiza de manera eficiente, precisa y sin complicaciones. Con la automatización, la integración y el control de políticas, las empresas pueden centrarse en lo que hacen mejor, sabiendo que sus gastos están bajo control.

Mejora de la Experiencia de los Empleados

Nuestra solución de gestión y reembolso de gastos no solo beneficia a las empresas, sino que también mejora significativamente la experiencia de los miembros del equipo. Con la facilidad de introducir gastos a través de una aplicación móvil intuitiva y amigable, los empleados ahorran tiempo y esfuerzo en el proceso de informar sus gastos.

Además, la capacidad de recibir aprobaciones de manera rápida y sencilla, junto con la opción de visualizar imágenes de los recibos con la tecnología OCR, brinda una sensación de transparencia y agilidad en el proceso.

Adaptabilidad a Cualquier ERP

Es importante destacar que Expense Management no se limita a un ERP en particular. Se adapta perfectamente a diferentes sistemas, como JD Edwards EnterpriseOne, Business Central, SAP, Sage y otros. Esto significa que puedes aprovechar nuestra solución sin importar qué plataforma uses para gestionar tu negocio.

Un Caso de Éxito en el Sector Bancario con JD Edwards

Además, queremos compartir contigo un ejemplo real que demuestra lo efectiva que es nuestra solución. Recientemente, colaboramos con una empresa importante del sector bancario, implementando nuestra solución en su sistema ERP Oracle JD Edwards EnterpriseOne. Lograron mejoras significativas en la eficiencia y experiencia de sus equipos en la gestión de los gastos.

Si estás interesado, estaremos encantado de mostrarte este caso de éxito en detalle, para que conozcas cómo nuestra solución Expense Management se integró de manera efectiva en su entorno de JD Edwards. Te mostraremos cómo puede adaptarse a las necesidades específicas de tu empresa.

QualitaHUB, especialistas en transformar empresas

No dudes en ponerte en contacto con nosotros para obtener más información sobre cómo nuestra solución de gestión y reembolso de gastos puede transformar tu proceso de gestión de gastos empresariales, sin importar qué ERP utilices. Estamos aquí para ayudarte a optimizar tus operaciones y mejorar la eficiencia de tu empresa.

Si deseas más información, contacta con nosotros a través de este formulario, llamando a  +34935222752 o escribiéndonos a comunicacion@qualitahub.com. ¡Estamos encantados de atenderte! 

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