Cómo optimizar la gestión documental de una empresa – AP Automation

18/04/2024
AP Automation

En el vertiginoso mundo empresarial actual, la eficiencia y la agilidad son imperativas para mantener la competitividad. Una de las áreas críticas donde esta eficiencia es fundamental es la gestión de documentos, especialmente en lo que respecta a los procesos de recepción, archivo y aprobación de documentos de compra. En esta entrada del blog, te explicamos como podemos ayudarte a optimizar y agilizar la gestión documental de tu empresa con nuestra solución AP Automation.

Situación inicial y desafíos:

Imagina un escenario donde cada paso del proceso de recepción, archivo y aprobación de los documentos de compra que recibe una empresa, está basada en el uso de diferentes aplicaciones independientes y conectadas entre sí.

A su vez, la conexión entre cada una de estas aplicaciones y el bajo nivel de automatización conlleva un trabajo manual y bastante tedioso tanto para el personal de Administración como para el de Sistemas.

Cada etapa del proceso es un obstáculo más que consume tanto tiempo como recursos. Además, en muchas ocasiones, el proceso también implica: la recepción de documentos en diversos formatos, la certificación manual de autenticidad, el escaneo y la identificación de datos clave, así como la asignación manual de aprobadores y la gestión de versiones.

Propuesta de mejora:

La solución a estos desafíos se encuentra en AP Automation, una solución desarrollada por QualitaHUB e Intelekta. Construida sobre las sólidas tecnologías de Microsoft Power Platform y Microsoft SharePoint, ofrece una experiencia unificada y automatizada: desde la recepción hasta la aprobación de los documentos de compra.

Con AP Automation los problemas de gestión documental, se volverán cosa del pasado. Las empresas podrán disfrutar de grandes beneficios como:

  • Automatización de la recepción de documentos. Los documentos de compra recibidos por correo electrónico, escáner u otro se procesan automáticamente, se almacenan en un repositorio documental y se certifican digitalmente para garantizar su autenticidad (certificado digital VIDsigner de Validated ID).
  • Escaneo automático y reconocimiento de datos. Mediante tecnología OCR personalizada, los documentos se escanean automáticamente y se identifican los campos relevantes, reduciendo drásticamente la necesidad de entrada manual de datos.
  • Flujo de procesos para los usuarios. Los usuarios son guiados a través de un flujo de trabajo predefinido (Business Process Flow), asegurando que cada paso se complete de manera adecuada antes de avanzar al siguiente.
  • Selección automática de aprobadores. El sistema detecta automáticamente mediante las plantillas de validación, que usuario o grupos de usuarios deben validar las facturas mediante notificaciones de email (aprobación desde el propio correo) o directamente desde Microsoft Teams.
  • Acceso y análisis en tiempo real: Los aprobadores pueden acceder a los documentos almacenados en el repositorio documental a través de una URL, sin necesidad de tener que compartir documentos pesados por correo electrónico. Los datos pueden ser analizados en tiempo real mediante Power BI para obtener información valiosa sobre el estado y el contenido de los documentos.
  • Acceso desde cualquier lugar. Aplicativo único en la nube (SaaS) con acceso en línea desde cualquier lugar. Cuenta con los sistemas de seguridad para la autenticación de Microsoft Oauth2.0.

Resultados obtenidos:

La implementación de AP Automation transforma por completo la manera en que las empresas gestionan sus documentos (de compra, albaranes, presupuestos, expedientes…). Un proceso fragmentado y propenso a errores se ha convertido en un flujo de trabajo automatizado sin fisuras y mucho más ágil para los equipos.

Con AP Automation, las organizaciones pueden experimentar una mejora significativa en la eficiencia operativa y la precisión de los datos. Y todo ello, a través de una plataforma única sin necesidad de tener que contar con un ecosistema de aplicaciones independientes.

Digitalización gestión documental

En resumen, AP Automation no solo simplifica la gestión documental, sino que también impulsa la productividad y la transformación digital en toda la organización. Al eliminar la necesidad de múltiples aplicaciones desconectadas y al ofrecer una solución integrada en la nube, AP Automation se posiciona como una herramienta indispensable para cualquier empresa que busque optimizar sus procesos de negocio y mantenerse competitiva en un mercado en constante evolución.

Si deseas más información sobre cómo AP Automation puede beneficiar a tu empresa, no dudes en contactarnos a través de nuestro formulario, llamando al +34 935 22 27 52, o escribiendo a comunicacion@qualitahub.com. Estamos aquí para responder a todas tus preguntas y ayudarte a dar el siguiente paso hacia una gestión documental más eficiente.

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