En el mundo empresarial actual la optimización de procesos juega un papel clave para alcanzar la eficiencia, la productividad y la excelencia operativa. Sin embargo, a menudo puede resultar abrumador saber por dónde empezar o qué enfoque adoptar.
En la mayoría de los procesos de mejora continua pueden surgir preguntas como: ¿Qué procesos son los que más impactan en mi organización? ¿A qué agentes afectan y qué grado de participación tienen? ¿Dónde se encuentran las oportunidades de mejora?
En este artículo, explicamos con más detalle, cómo Digital4people te ayuda en la mejora continua, aplicando una metodología efectiva para el estudio inicial de un proceso y sus oportunidades de mejora.
Cómo mejorar un proceso: Estado de la situación inicial
Para comenzar a trabajar en la mejora de un proceso, es necesario definir la situación inicial de la que se parte, que consta de cuatro elementos clave: identificación de los colaboradores, definición de las tareas, análisis del proceso y métricas de interés.
Identificación de Colaboradores Clave
La Identificación de Colaboradores Clave, resulta crucial en cualquier proyecto de optimización y mejora de procesos. En esta fase, se busca comprender a fondo el papel, las funciones y las responsabilidades de todos los agentes involucrados en el proceso que se pretende mejorar.
Para lograr la identificación de los colaboradores clave, se realizan entrevistas con los líderes de equipos y el personal relevante que posea un profundo entendimiento del proceso completo y sus puntos de mejora.
La participación cercana con estos colaboradores clave no solo promueve la transparencia, sino que también fomenta una mayor contribución en el proceso de mejora. Al involucrar a los empleados directamente afectados, se aumenta significativamente la probabilidad de identificar soluciones efectivas y sostenibles que aborden las necesidades reales de la organización.
Definición de Tareas
Una vez que se han identificado los colaboradores clave en un proceso, es fundamental definir las tareas específicas que cada uno de ellos dentro del proceso. Esto implica desglosar y ordenar las actividades que cada colaborador realiza en el proceso.
La definición de tareas dependerá de las acciones que se realicen dentro del proceso a mejorar:
- Desglosar las tareas que se lleva a cabo desde el inicio hasta la finalización del proceso por cada uno de los Colaboradores.
- Identificar y documentar cada tarea con el fin de poder entender la tarea a realizar, preparara un breve resumen de cada acción que se realice.
- Ordenar las tareas de manera lógica con sus dependencias, algunas tareas pueden depender de otras y deben realizarse en un orden específico, ordena la lista de tareas en función del orden lógico que siguen.
- Calcular el impacto que tiene cada tarea, conocer cuánto tiempo destinan a cada tarea todos los colaboradores y cómo afecta al resultado final es clave para la mejora del proceso.
Analizar el Proceso
Una vez definidos las tareas específicas de cada colaborador con su orden, se procede a analizar el proceso en su totalidad. Con esto se busca visualizar de manera clara y detallada todas las actividades que componen el proceso, así como las interacciones que pueda haber entre ellas.
La representación gráfica del proceso facilita la comprensión de su estructura y flujo, permitiendo identificar áreas de mejora, posibles cuellos de botella o duplicaciones de esfuerzo. Asimismo, ofrece una referencia visual a los colaboradores a la hora de entender su rol dentro del proceso.
Métricas
Por último, las métricas permiten cuantificar aspectos clave del proceso como y poder tomar decisiones:
- Frecuencia. Medir la frecuencia ayuda a saber cuántas veces se repite el proceso a mejorar y cada cuanto tiempo. Por ejemplo, si queremos mejorar el proceso de generación de presupuestos deberíamos saber cuantos presupuestos se realizan durante un día y semana, mes y año.
- Tiempo destinado. Identificar el número de colaboradores y el tiempo que destinan al proceso es crucial para saber cuánto podemos mejorar y qué impacto tendrá para la organización. Imprescindible para poder calcular el ROI.
- Volumen de datos. Se refiere a la cantidad de información/documentación que se genera durante el proceso. Como, por ejemplo: Ficheros, documentos, registros o archivos procesados, documentos revisados…
Estas métricas proporcionan una visión objetiva que no solo facilita la identificación de áreas de mejora, sino que también permite determinar la magnitud del proceso en cuestión. Tener métricas alineadas con los objetivos del proceso es esencial para una optimización efectiva y sostenible.
QualitaHUB, especialistas en la mejora de procesos para empresas
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