SharePoint: la clave para la eficiencia y colaboración empresarial

28/05/2024
SahrePoint

No hay ninguna duda de que, actualmente, la colaboración y la gestión eficiente de la información son esenciales para el éxito de las empresas. Y aquí, es donde entra en juego SharePoint. Una plataforma desarrollada por Microsoft que se ha convertido en una herramienta fundamental para muchas organizaciones.

En este artículo, exploraremos con más detalle qué es Microsoft SharePoint y cómo puede beneficiar a las organizaciones.

¿Qué es SharePoint y para qué se utiliza?

Microsoft SharePoint es una plataforma de colaboración y gestión de documentos que permite a las empresas almacenar, organizar, compartir y acceder a la información desde cualquier dispositivo con acceso a Internet. Lanzado por primera vez en 2001, SharePoint ha evolucionado significativamente, ofreciendo una variedad de funcionalidades que lo hacen invaluable para la gestión de proyectos, la comunicación interna o la automatización de procesos empresariales.

SharePoint

Algunos de sus usos comunes son:

  • Gestión de documentos: proporciona listas y bibliotecas de documentos donde puedes almacenar y compartir archivos, asegurando que todos tengan acceso a la información más actualizada.
  • Colaboración en equipo: Con sitios de grupo en Office 365, los equipos pueden colaborar en proyectos en tiempo real, compartir ideas y gestionar tareas de manera eficiente.
  • Automatización de los flujos de trabajo: permite crear flujos de trabajo personalizados para automatizar procesos repetitivos, como la aprobación de documentos y la gestión de solicitudes.
  • Intranet empresarial: muchas organizaciones lo utilizan para crear intranets, facilitando la comunicación interna y el acceso a recursos corporativos.

Características principales de SharePoint

Bibliotecas de Documentos

Las bibliotecas son el corazón de su sistema de gestión documental. Permiten almacenar, organizar y gestionar archivos de manera eficiente, con opciones de control de versiones y permisos de acceso detallados.

Listas y Bibliotecas Personalizadas

Permite crear listas y bibliotecas personalizadas para gestionar diferentes tipos de datos, desde listas de tareas hasta registros de clientes, proporcionando flexibilidad y adaptabilidad a las necesidades específicas de cada empresa.

Integración con Office 365

Una de las grandes ventajas es su integración con otras herramientas de Microsoft, como Office 365, facilitando la edición y colaboración en documentos de Word, Excel y PowerPoint directamente desde la plataforma.

Flujos de Trabajo Automatizados

Con SharePoint, puedes diseñar flujos de trabajo automatizados que ayudan a reducir el tiempo y los errores en los procesos empresariales, mejorando la eficiencia y la productividad.

Beneficios de implementar SharePoint en tu organización

La implementación y uso de SharePoint en las empresas puede traer numerosos beneficios como, por ejemplo:  

  • Mejora de la colaboración. Facilita la colaboración entre los empleados, permitiéndoles trabajar juntos en documentos y proyectos desde cualquier ubicación y dispositivo móvil, PC o Tablet. Esto es especialmente útil en entornos de trabajo remoto o distribuido.
  • Gestión más eficiente de los documentos. Con sus robustas capacidades de gestión documental, asegura que todos los documentos estén organizados, accesibles y actualizados, reduciendo el riesgo de duplicación y pérdida de información.
  • Aumento de la productividad. Al automatizar procesos y facilitar el acceso a la información, ayuda a los empleados a trabajar de manera más eficiente, ahorrando tiempo y recursos.
  • Seguridad y cumplimiento. Ofrece sólidas características de seguridad, incluyendo permisos de acceso granulares y auditorías, asegurando que la información confidencial esté protegida y que se cumplan las normativas de la industria.

Cómo empezar con SharePoint: Pasos iniciales

Comenzar con Microsoft SharePoint puede parecer una tarea desalentadora, pero siguiendo estos pasos iniciales, puedes facilitar el proceso:

  1. Evaluación de necesidades: Identifica las necesidades específicas de tu organización y cómo SharePoint puede satisfacerlas.
  2. Configuración inicial: Configura tu entorno, creando sitios y bibliotecas según tus necesidades.
  3. Capacitación del personal: Asegura que todos los empleados estén capacitados para su uso y así maximizar su eficacia.
  4. Implementación de los flujos de trabajo: Diseña e implementa flujos de trabajo que automatizan procesos clave.
  5. Monitorización y optimización: Supervisa el uso de SharePoint y ajusta la configuración según sea necesario para mejorar el rendimiento.

Personalización y desarrollo en SharePoint

Una de las grandes ventajas de SharePoint es su capacidad de personalización. Puedes desarrollar soluciones a medida utilizando el diseño de sitios personalizados para las necesidades específicas de tu organización; el desarrollo de aplicaciones personalizadas (con Power Apps) que se integran perfectamente con SharePoint o aprovechar las extensiones y add-ins disponibles en la SharePoint Store para agregar funcionalidades adicionales y mejorar la experiencia de usuario.

Integración de SharePoint con otras herramientas de Microsoft

SharePoint se integra de manera fluida con otras herramientas de Microsoft, como:

  • Microsoft Teams: Intégralo con Microsoft Teams para mejorar la colaboración en equipo, permitiendo el acceso a tus documentos y bibliotecas directamente desde Teams.
  • Office 365: La integración con Office 365 permite a los usuarios editar y colaborar en documentos en tiempo real, utilizando aplicaciones familiares como Word, Excel y PowerPoint.

Además, también puedes integrar SharePoint con otras herramientas/soluciones que no son de Microsoft. Como, por ejemplo, Send2sign nuestra plataforma de firma electrónica para gestionar los procesos de firma de documentos de las empresas. Descubre en este video como de fácil es integrar la firma digital en Microsoft SharePoint, y firmar tus documentos de manera segura y con plena validez jurídica.

Mejores prácticas para la gestión de documentos con SharePoint

Para maximizar la eficacia de la gestión documental en SharePoint, te recomendamos que sigas estas prácticas:

  • Crea una estructura clara y lógica para tus bibliotecas de documentos.
  • Utilizar el control de versiones para mantener un historial de cambios y asegurar que siempre se pueda revertir a una versión anterior si es necesario.
  • Definir los permisos de acceso adecuados para asegurar que solo las personas autorizadas puedan ver o editar ciertos documentos.
  • Utilizar metadatos y etiquetas para facilitar la búsqueda y clasificación de documentos.

En este enlace puedes ver algunos casos reales de clientes que han mejorado sus procesos internos gracias a SharePoint y otras soluciones de Microsoft.

Algunas preguntas Frecuentes (FAQ) sobre Microsoft SharePoint

¿Es SharePoint adecuado para pequeñas empresas?

Sí, SharePoint es una solución flexible que puede adaptarse tanto a pequeñas empresas como a grandes corporaciones. Ofrece planes escalables y características que pueden beneficiar a cualquier organización, independientemente de su tamaño.

¿Qué tipos de documentos se pueden gestionar en SharePoint?

SharePoint puede gestionar una amplia variedad de documentos, incluyendo documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones, imágenes y más. También soporta el almacenamiento y la gestión de archivos multimedia.

¿Cómo se asegura la seguridad en SharePoint?

SharePoint ofrece varias capas de seguridad, incluyendo autenticación de doble factor, permisos de acceso granulares, cifrado de datos y auditorías de actividad, para asegurar que la información esté protegida y cumpla con las normativas de seguridad.

Intelekta, Microsoft Solutions Partner for Business Applications

En resumen, SharePoint es una herramienta poderosa que puede transformar la manera en que tu organización gestiona la información y colabora. Con sus diversas funcionalidades y la capacidad de integrarse con otras herramientas de Microsoft, SharePoint puede mejorar la productividad, la seguridad y la eficiencia en tu empresa.

En Intelekta, nuestra línea dedicada al ecosistema de Microsoft, contamos con un equipo experto en implementar SharePoint correctamente que te ayudará a seguir las mejores prácticas para llevar a tu organización a un nuevo nivel de éxito en la gestión de documentos y la colaboración en equipo.

Si deseas conocer más detalle o explorar cómo Microsoft SharePoint puede impulsar la transformación digital de tu empresa o bien, conocer otras soluciones, contacta con nosotros a través de este formulario, llamando al +34 935 22 27 52 o escribiéndonos a comunicacion@qualitahub.com .

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