En los próximos años, la situación en el ámbito de la facturación y la gestión contable en España experimentará cambios significativos debido a la introducción de nuevos requisitos legales. La regulación en el campo del software de facturación, reporte fiscal y facturación electrónica está diseñada para aumentar la transparencia de los procesos contables para las empresas y los trabajadores por cuenta propia, reducir el fraude y facilitar el proceso de digitalización empresarial.
En este artículo, explicamos detalladamente de qué manera estas regulaciones afectarán a las empresas y a los trabajadores por cuenta propia, cuáles serán los cambios en los sistemas de facturación y gestión contable que deberán realizarse y qué plazos y formatos deberán obedecer para cumplir con la ley.
Software de facturación, contabilidad y gestión empresarial
Los cambios en la normativa actual, en cuanto al software de gestión y facturación se refieren, son:
- La Ley contra el fraude (Ley 11/2021) exige que el software de facturación cumpla con los principios legales de integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad, prohibiendo el uso de software que permita llevar una «contabilidad B» (doble contabilidad).
- Las empresas deberán contar con una “auto-certificación” del productor del SIF (Software Informático de facturación) realizada como Declaración Responsable e incorporada al producto, bajo sanciones económicas por sistema no certificado.
- El Reglamento SIF (aprobado por RD 1007/23) prevé en su artículo 7.b) la creación de una aplicación informática que será desarrollada por la AEAT y que servirá para cumplir con el Reglamento SIF en su modalidad VERI*FACTU. Esta aplicación podría servir también más adelante para facilitar la emisión de facturas electrónicas B2B
Reporte fiscal de los registros de facturación
La AEAT podrá controlar los registros de facturación de los contribuyentes a través de: Suministro Inmediato de Información (SII), que ya usan grandes empresas (en este artículo te explicamos todo sobre nuestra solución qSII para los envíos de registros de IVA a la AEAT) y un futuro sistema, VERIFACTU, para emitir facturas verificables y enviar datos automáticamente a la AEAT. Este último será opcional pero podría volverse obligatorio.
Por último, cuenta con el sistema europeo «VAT in the Digital Age» que busca implementar facturación digital en tiempo real para transacciones internacionales, aunque este sistema está previsto que se aplique en un futuro.
Pero, ¿qué es VERIFACTU?
Es un sistema tanto de facturación como de reporte fiscal online de facturas verificables, creado por la AEAT y aplicable a territorio común (excluidos territorios forales). Este sistema aplica obligatoriamente a empresas o profesionales con una facturación de menos de 6M € que no estén dadas de alta en el SII, puesto que ya envían la información a la AEAT en un plazo de 4 días naturales.
Además, tampoco estarán obligadas las empresas y profesionales que estén exceptuadas de expedir factura. Esto incluye, con carácter generar, a quienes tributan bajo el régimen especial de agricultura, ganadería y pesca (REAGYP)
A continuación, una imagen para representar el paso a paso del sistema VERIFACTU:
¿Cuándo está prevista su entrada en vigor?
La fecha fijada por parte de la AEAT está prevista para el próximo 1 de julio de 2025. Se ha solicitado una modificación de este plazo mediante consulta pública para que entre en vigor:
- 28 julio 2025 para las empresas de software
- 01 enero 2026 para los contribuyentes del Impuesto de sociedades
- 01 julio 2026 para el resto de obligados tributarios
Esta modificación se presentó el 4 de noviembre y está en fase de aportación de observaciones hasta el 19 de noviembre. Así que estamos a la espera de la confirmación de la fecha concreta.
¿Cuándo se debe incluir el código QR en las facturas?
- Las facturas (no electrónicas) emitidas, tanto las que se envíen por VERIFACTU a la AEAT como las que no, deberán incluir un código QR que contenga algunos datos de la factura, tales como cliente, fecha, importe, NIF, etc.
- Las facturas (electrónicas) emitidas deberán incluir un URL que contenga los datos que aparecerían en el código QR.
- La empresa o profesional que se acoja al sistema voluntario VERIFACTU, además del código QR, en el ticket o factura deberá incluir una referencia escrita cerca del código QR que indique “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERIFACTU”. Así se podrá diferenciar las facturas enviadas a VERIFACTU y las que no.
- Si la empresa o profesional está dado de alta en el SII no deberá incluir ningún código QR en las facturas.
Facturación electrónica – Ley Crea y Crece
La Ley Crea y Crece (Ley 18/2022) establece que todas las empresas y autónomos deberán emitir facturas electrónicas en transacciones entre empresas (B2B), para facilitar los pagos a proveedores en un plazo de menos de 60 días. En transacciones con consumidores (B2C), solo será obligatoria si el consumidor la solicita para ciertos servicios relevantes, como los bancarios o de suministros.
Aunque la obligatoriedad de la facturación electrónica no tiene fecha exacta todavía (hasta que se publique el reglamento en el BOE) se estima que:
- Empresas y profesionales con una facturación superior a 8M de euros: Entrada en vigor al cabo de 12 meses de la publicación en el BOE.
- Empresas y profesionales con una facturación inferior a 8 M de euros: Entrada en vigor al cabo de 24 meses de la publicación en el BOE. A tener en consideración, aunque la entrada en vigor sea a los 2 años para las facturas emitidas, puede que reciban alguna factura electrónica de empresas o profesionales con una facturación superior a 8M de euros, por lo que también es recomendable agilizar los cambios informáticos para poder registrar las facturas recibidas correctamente.
Gestión y estados de las facturas electrónicas
Las facturas se gestionarán mediante plataformas privadas o una plataforma pública de la AEAT, que asegurarán la interoperabilidad. La normativa exige que tanto emisores como destinatarios informen en tiempo real sobre cada etapa de la factura:
- Envío y recepción el mismo día de emisión.
- Confirmación de aceptación o rechazo en 4 días (naturales) desde el cambio de estado
- Confirmación de pago en 60 días o menos.
Los emisores deben especificar su punto de entrada para facturas electrónicas en su web o comunicaciones; de lo contrario, se asumirá que usan la plataforma pública de la AEAT.
¿En qué formato se deberá emitir una factura electrónica?
Las facturas deberán cumplir con formatos estructurados que permitan su procesamiento automático como los siguientes (podrían ser más):
- Facturae. Regulado en la Ley 25/2013, las facturas que se remitan a las Administraciones Públicas serán electrónicas y se ajustarán al formato estructurado de factura electrónica Facturae versión 3.2.x (o posterior) con firma electrónica XAdES.
- EDIFACT. De acuerdo con la norma ISO 9735, son estándares de mensajes comerciales y gubernamentales estructurados más utilizados en todo el mundo para el intercambio electrónico de documentos (EDI).
- EN 16931. Regulado a nivel europeo, establece dos formatos comunes válidos para todos los estados miembros de la Unión Europea.
- Mensajes UBL de factura y nota de crédito
- Mensajes XML del CEFACT/ONU de factura
Los documentos PDF, aunque pueden servir como vista previa, no cumplen con la estructura requerida.
Sanciones y firma digital
- Las infracciones en facturación electrónica pueden implicar multas de hasta 10.000 euros. (Las sanciones relativas a la facturación electrónica se regulan en la Ley 57/2007, de 28 de diciembre, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información)
- La firma electrónica deberá ser del emisor o de la plataforma según quién genere la factura en el formato estructurado.
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