Send2sign, firma digital con validez legal para empresas

Hemos desarrollado el mejor software de gestión para la firma digital de documentos: Send2sign, firma donde y cuando quieras.

En ocasiones, los procesos de firma tradicional de documentos se vuelven algo tediosos e incluso, a veces, nos pueden resultar inacabables debido al gran esfuerzo que implica en tiempo y recursos. En un entorno donde innovación y cambio se han convertido en un pilar fundamental en todas las empresas, hemos desarrollado nuestra propia solución de firma digital de documentos para hacer más fácil tu día a día. A continuación, te presentamos Send2sign y algunas ventajas de introducir la firma digital en tu empresa.

¿Qué es la firma digital de Send2sign?

Send2sign es la plataforma cloud para la gestión de procesos de firma digital y electrónica de documentos. Integra la firma electrónica multicanal VIDsigner, permitiéndote así, poder firmar los documentos que necesites desde cualquier lugar y dispositivo, tanto para usuarios internos como externos de una misma compañía.

Send2sign es una solución fácil de utilizar, que no necesita requerimientos de infraestructura ni proyecto de implantación o mantenimiento. Además, una de las características que hacen de Send2sign una solución más atractiva, es el hecho de que se puede integrar con cualquier sistema ERP, CRM o Gestor Documental, como por ejemplo JD Edwards EnterpriseOne de Oracle o Microsoft SharePoint, SAP, Salesforce, entre otros. Actualmente, la plataforma está disponible en varios idiomas (ES, CAT, EN, FR, PT y DE).

¿Cuáles son las funcionalidades más destacadas de la firma digital o firma electrónica de Send2sign?

• Gestión y repositorio de documentos firmados y/o a firmar
• Gestión de documentos por etiquetas y carpetas (clasificación)
• Mantenimiento y creación de usuarios y firmantes
• Mantenimiento y creación de plantillas de documentos
• Creación de formularios personalizados
• Envío de documentos masivo y por lotes
• Múltiples formatos, firma digital para PDF, Word, Excel y Power Point.

Tipos de firma digital y firma electrónica disponible con Send2sign

Send2sign se adapta a cada necesidad ofreciendo cinco tipos de firma digital y electrónica:

Firma electrónica Biométrica (o manuscrita)

Es una firma manuscrita digitalizada pensada para la firma digital o electrónica de documentos en entornos presenciales.

Con el fin de garantizar la autenticidad de la firma, y, por tanto, la identidad del autor, se utilizan tablets especiales que recogen varios datos relevantes como la presión que se ejerce al firmar, la velocidad, el tiempo de la firma, etc., que posteriormente pueden ser validados por un perito calígrafo.

La firma electrónica remota es ideal para entornos físicos como oficinas, para departamentos de recursos humanos, logística, etc.

Descubre en menos de dos minutos como utilizar la firma electrónica remota con Send2sign aquí.

Firma electrónica Remota

Este tipo de firma permite firmar documentos desde cualquier dispositivo sin necesidad de realizar ninguna instalación previa de aplicación, software o programa. La firma remota es ideal para empresas que requieren una solución segura, simple y ágil de obtención de firmas por parte de personal externo a la organización, sin comprometer la seguridad jurídica. Con el objetivo de adaptarnos a las diferentes necesidades de nuestros clientes, actualmente tenemos disponible tres escenarios para iniciar el proceso de firma remota teniendo en cuenta las evidencias utilizadas:

• Envío de email y One Time Password (OTP). Para garantizar la identidad del firmante, el sistema envía un e-mail a su correo electrónico y posteriormente, al iniciar el proceso de firma, un código numérico a su móvil para confirmar su aceptación.
• Envío de email sin OTP. En este caso, el sistema envía directamente un e-mail al correo electrónico del firmante como garantía de su identidad y para iniciar el proceso de firma.
• Envío de SMS. El sistema envía un mensaje SMS al móvil del firmante con un link al documento para firmar. Al acceso al documento a través del link sirve como garantía de la identidad del firmante.

¿Quieres ver cómo utilizar este tipo de firma con Send2sign? Descúbrelo aquí

Firma electrónica Centralizada

Se trata de la firma digital para multidispositivo que almacena los certificados de forma segura usando servicios Cloud. Para usarla es necesario poseer un certificado digital de persona física. Este certificado se guarda en un servidor HSM y puede utilizarse para firmar desde cualquier dispositivo (móvil, Tablet u ordenador).

Este tipo de firma puede tener la consideración legal de firma avanzada o cualificada en función de la entidad que custodia las claves de firma y la utilización de uno o varios factores de autenticación para activar la clave.

Es perfecta para los entornos de trabajo que acumulan grandes volúmenes de documentación, ya que el firmante decide si quiere firmar los documentos de uno en uno o en una sola vez.

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Firma electrónica Stamper

Es un proceso automático creado para aquellos procedimientos desasistidos, como la emisión de facturas electrónicas o el sello del órgano administrativo, que requieren la realización de firmas automáticas sin necesidad de la intervención del usuario.

El proceso de firma Stamper es compatible con los certificados de sello de empresa o de administraciones públicas emitidos por los principales prestadores de servicios de certificación y es combinable y compatible con el resto de las modalidades de firma.

Firma electrónica E-Delivery

Es la alternativa digital al burofax y al correo postal certificado, pero permitiendo mayor agilidad y seguridad con menores costes. Desde el punto de vista jurídico, constituye una garantía en caso de litigio de que el destinatario ha recibido una notificación electrónica.

El reporte de evidencias que certifica que el archivo ha sido entregado recoge toda la información necesaria para corroborar que el destinatario ha recibido el email, origen y fecha de envío, así como las acciones que ha realizado.

La firma E-delivery es ideal para comunicaciones legales, notificaciones de cobros, contratos o nóminas, aceptación de domiciliaciones, reclamaciones, etc.

Con Send2sign consigues una omnicanalidad real, gracias a la plataforma la flexibilidad y metodología en la administración de documentos se optimiza. En consecuencia, la productividad y la comunicación prosperan y favorece a todas las partes implicadas.

Firma digital legal y segura

Send2sign integra el servicio de firma electrónica multicanal VIDsigner, de Validated ID,

Las firmas realizadas con VIDsigner sirven como justificante de la identidad del firmante. Se utilizan estándares internacionales en todas las fases tecnológicas que garantiza que los documentos firmados sean autocontenidos y validables a lo largo del tiempo. Evitando así, tener que recurrir al prestador o a las partes que intervinieron en el periodo de formalización.

EU-eIDAS

El Reglamento (UE) 910/2014 sobre identificación electrónica y servicios de confianza (eIDAS) ha dado un nuevo impulso a los servicios de terceros.

VIDsigner se configura como un servicio de confianza en el ámbito eIDAS, pudiendo llegar a obtener firmas cualificadas en los contextos adecuados.

Worldwide

VIDsigner facilita las transacciones electrónicas realizadas entre diferentes países de la UE y del resto del mundo. Los altos niveles de exigencia de nuestros servicios convierten a las firmas realizadas con VIDsigner en una inmejorable evidencia probatoria.

La firma digital como solución sostenible para firmar documentos y simplificar tus procesos del día a día

Automatiza y simplifica los procesos de firma digital de tu empresa, con Send2sign, ¡son todo ventajas!

• La solución perfecta para la gestión de procesos de firma digital y electrónica y protege tu identidad digital y al medioambiente.
• Permite la firma digital de archivos por parte de varias personas de dentro o fuera de la empresa.
• Útil y fácil de usar, reduce tiempos y mejora el control.
• Un único punto de acceso: envía y gestiona toda la documentación para ser firmada desde la plataforma.

Si quieres saber más sobre Send2sign y empezar a disfrutar de los beneficios que te aporta la solución de firma digital preferida por las empresas contacta con nosotros llamando al +34 676 23 14 77 o a través del correo peticiones@send2sign.net.

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