La factura electrónica será obligatoria, en España, de forma progresiva a partir del desarrollo reglamentario de la Ley Crea y Crece. Todos los emisores deberán usar una solución de facturación conforme a la normativa con reglas técnicas de integridad, trazabilidad y conservación.
En esta entrada explicamos detalladamente toda la información publicada sobre la futura normativa de factura electrónica en España.
¿Qué es la factura electrónica?
La factura electrónica es la versión digital de una factura tradicional en papel. Se genera y recibe de manera completamente electrónica, utilizando formatos estandarizados y permitiendo automatizar los procesos de contabilidad y gestión.
Si ahondamos un poco más en la definición legal de factura electrónica, podemos decir que: es una factura que cumple el Reglamento de facturación (RD1619/2012) y cuyos requisitos de autenticidad del origen e integridad del contenido pueden garantizarse, entre otros medios, con firma electrónica o por cumplimiento de los sistemas regulados. En el sector público español se usa el formato estándar Facturae (XML), aunque hay otros. Además, la firma electrónica data de validez y facilita la verificación por plataformas como FACe/FACeB2B.
Y si quiero enviar una factura en PDF, ¿es válido legalmente? No. El formato de factura electrónica está compuesto por datos estructurados firmados y verificables. En cambio una factura en PDF no cumple por sí misma con la e-factura exigible.
¿Por qué será obligatoria dentro de poco?
En marzo de este año se aprobó el conocido como “paquete normativo ViDA” que busca modernizar el sistema de gestión del IVA en la Unión Europea y que contiene una nueva definición de factura electrónica con un formato estructurado que será el estándar europeo y será obligatorio, entre otras, en las operaciones intracomunitarias a partir de julio del 2030.
España está en proceso de adaptar su normativa nacional para armonizarla con la europea por lo que se espera que en los próximos meses se complete el desarrollo normativo.
Marco legal factura electrónica y plazos
Aunque las fechas exactas dependen de la publicación en el BOE, como hemos comentado antes, los borradores y la doctrina coinciden en que, una vez publicado, la obligación será:
- 12 meses para empresas que facturan >8M €
- 24 meses para las que facturan <8M €
- 36 meses para autónomos
Quién debe adaptarse y cuándo
Autónomos y PYMES (facturan < 8M€)
La obligación B2B (emisión/recepción) llegará conforme el RD pendiente: 24 meses para empresas que facturen menos de 8 M€ y 36 meses para autónomos, tras su publicación.
Grandes empresas (facturan > 8 M€)
Mismas obligaciones técnicas. Para B2B su obligación entrará a los 12 meses del RD (cuando se publique oficialmente).
Resumen:
- Empresas y profesionales con una facturación superior a 8M de euros: Entrada en vigor al cabo de 12 meses de la publicación en el BOE.
- Empresas y profesionales (autónomos) con una facturación inferior a 8 M de euros: Entrada en vigor al cabo de 24 meses de la publicación en el BOE para las empresas que facuran <8M€, y 36 meses para autónomos.
A tener en consideración, aunque la entrada en vigor sea a los 2 años para las facturas emitidas, puede que reciban alguna factura electrónica de empresas o profesionales con una facturación superior a 8M de euros, por lo que también es recomendable agilizar los cambios informáticos para poder registrar las facturas recibidas correctamente.
Requisitos técnicos obligatorios de la factura electrónica
Todas las empresas van a tener que enviar una copia fiel, bien a través de un repositorio público para las facturas o de una herramienta homologada que cumpla con las funcionalidades.
En la plataforma pública se van a poder subir las facturas recibidas y para su emisión se dispondrá de un formulario/web services. Por el momento no se ha especificado que esta plataforma pueda integrarse con los sistemas ERP de las empresas. Y el formato con el que trabajará será el UBL.
Por otro lado, en las plataformas privadas se va a permitir el uso de 4 formatos:
- UBL
- FACTURAE
- EDIFACT
- CEFACT*
*Este es un formato que se estableció a nivel europeo sobre todo para la comunicación B2G, pero que no ha tenido un gran desarrollo en España.
Integridad, trazabilidad y conservación mínima de 4 años
Generación de registro por factura, invariabilidad, sellado de tiempo, y conservación según RD 1619/2012. Mínimo de 4 años a efectos fiscales.
Interoperabilidad
Posibilidad de intercambio entre diferentes plataformas.
Integración ERP + contabilidad + gestión documental
Es clave para automatizar el ciclo (pedido–albarán–factura–cobro) y el archivo electrónico conforme.
¿Cómo prepararse? Plan de implementación
- Auditoria de procesos actuales: emisión, recepción, aprobaciones, cobro, archivo…
- Selección de plataformas homologadas: consulta con tu proveedor de software de facturación sobre sus avances en la normativa
- Formación interna y actualización de sistemas ERP/contabilidad
- Pilotos/Periodo de prueba antes de la obligatoriedad.
Sanciones y riesgos por incumplimiento
Incumplir la normativa puede conllevar desde multas, invalidez fiscal de documentos a pérdida del derecho a deducir el IVA si la factura no cumple.
- Las infracciones en facturación electrónica pueden implicar multas de hasta 10.000 euros. (Las sanciones relativas a la facturación electrónica se regulan en la Ley 57/2007, de 28 de diciembre, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información).
- Riesgos operativos: rechazo de facturas por clientes/administraciones, morosidad por bloqueos en cobros, errores contables o de IVA.
Ventajas competitivas y operativas
La factura electrónica brinda ventajas como:
- La reducción de costes y plazos administrativos al estar todo el proceso digitalizado.
- Más Automatización + IA, con una detección más temprana de posibles errores y morosidad.
- Un control financiero y una reputación digital mejor frente a clientes, proveedores y otros stakeholders.
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Preguntas frecuentes (FAQs)
¿En qué fecha entra en vigor la obligación de emitir factura electrónica (B2B)?
La Ley 18/2022 lo establece, pero la entrada en vigor efectiva depende de la publicación en el BOE del Real Decreto de desarrollo. El criterio previsto es: >8 M€ a los 12 meses, resto a los 24 meses desde esa publicación.
¿Qué sanciones puedo enfrentar por no cumplir la normativa?
Pueden imponerse multas y ajustes si no se cumplen las obligaciones de facturación o si las facturas no permiten deducir el IVA por no ajustarse al Reglamento.
¿Puedo seguir usando Excel o plantillas Word?
No como sistema principal. La AEAT exige software conforme al RD 1007/2023/Orden HAC/1177/2024; Excel/Word/PDF sin cumplir el Reglamento no bastan.
¿Cómo puede ayudarme la automatización con IA?
La IA acelera la extracción y validación de datos, detecta anomalías y ayuda a priorizar cobros (morosidad), mejorando el cierre contable y la auditoría.
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