Document Automation: conecta email y ERP sin esfuerzo

Document Automation se ha convertido en un imprescindible para optimizar la gestión documental en las compañías.  Al automatizar el tratamiento de documentos por completo, permite reducir errores, eliminar tareas repetitivas y mejorar la eficiencia operativa. En este artículo exploramos cómo funciona, qué beneficios ofrece y cómo puede transformar los procesos en organizaciones de todos los tamaños.

¿Qué es Document Automation?

Document Automation (o automatización de documentos) es una solución tecnológica inteligente que permite automatizar todo el proceso de gestión documental: recepción, lectura y conversión de los documentos entrantes a un formato estructurado y listo para ser integrado en cualquier ERP.

A diferencia de la digitalización simple, que se limita a convertir documentos físicos en archivos digitales, Document Automation extrae datos relevantes, los interpreta y los valida y procesa automáticamente dentro de los procesos de negocio. ¿El resultado? Tareas que antes requerían intervención manual, como por ejemplo, registrar una factura o clasificar un albarán, con la automatización de documentos pueden realizarse sin intervención humana.

¿Cómo funciona Document Automation?

Document Automation actúa como una pasarela inteligente entre email y ERP.  El proceso típico, comienza con la recepción de un documento, como una factura, por email. A partir de aquí:

1. El documento es capturado automáticamente desde el correo electrónico.
2. El documento se analiza utilizando tecnologías como la Inteligencia Articifial (IA) u OCR para extraer los datos clave: cliente, importe, líneas de pedido, fecha…
3. El documento se transforma a un formato estandarizado (previa definición según necesidades) independientemente del proveedor/cliente o del diseño original del mismo.
4. Los datos obtenidos se procesan y entran directamente al ERP (JD Edwards, Business Central, SAP…) o sistema de destino para su tratamiento: registro, validación, contabilización…

¿A quién va dirigido Document Automation?

En muchas compañías, la entrada de documentos como facturas, pedidos o albaranes vía email sigue siendo un proceso manual, tedioso e, incluso, propenso a errores. En este sentido, Document Automation es ideal para empresas que:

• Reciben diariamente un volumen medio/alto de documentos como facturas, pedidos, albaranes… por email.
• Tienen procesos manuales y repetitivos para la lectura y el registro documental.
• Quieren reducir errores y mejorar tiempos de respuesta en los procesos de negocio (administración, contabilidad…).
• Trabajan con múltiples proveedores/clientes y formatos de documentos no homogéneos.

Cómo Doc Automation transforma la gestión de documentos

La automatización de documentos no solo mejora la eficiencia operativa, sino que transforma por completo la operativa diaria de los departamentos administrativos o contables, entre otros, permitiendo:

• La captura automática desde el correo electrónico: los documentos se detectan y recogen sin necesidad de descargar o reenviar manualmente.
• La extracción inteligente de datos clave usando IA y OCR avanzado: los datos importantes (fechas, importes, números de pedido) se identifican y estructuran automáticamente.
• La La estandarización del formato del documento, sin importar el origen: ya sea una factura en PDF, un albarán escaneado o un contrato digital, el sistema los convierte en un formato estructurado y procesable.
• La integración directa y automática con tu ERP: la información se carga automáticamente en el ERP correspondiente (JD Edwards, SAP, Business Central…), eliminando tareas repetitivas y errores.

Principales beneficios de la automatización documental

• Ahorro de tiempo y eliminación de tareas manuales, como la introducción de datos o el archivo físico.
• Mejora de la precisión y reducción de errores humanos, especialmente en procesos contables o logísticos.
• Aceleración de los procesos contables y administrativos, disminuyen los tiempos de registro y respuesta.
• Mayor visibilidad y trazabilidad en la gestión documental, facilitando auditorías internas y cumplimiento normativo.
• Escalabilidad y adaptabilidad según el crecimiento del volumen documental sin añadir carga operativa.

Tecnologías que hacen posible la automatización

Esta y otras soluciones de negocio inteligentes están basadas en tecnologías avanzadas cuyo objetivo es optimizar los procesos de las compañías y mejorar su eficiencia operativa. En el caso de Document Automation intervienen:

• Modelos de IA especializados en interpretación documental.
• Aprendizaje automático para adaptarse a nuevos formatos con mínima intervención.
• Integraciones nativas o vía API con los principales ERPs del mercado.
• Seguridad y cumplimiento normativo garantizados.

Casos de uso y aplicaciones en sectores clave con Document Automation

Document Automation esta dirigida a cualquier compañía que quiera mejorar sus procesos de gestión documental. A continuación exponemos algunos casos de uso en sectores clave como:

Contabilidad y Finanzas

✅Automatización de la recepción y procesamiento de facturas desde el email, con validación de datos y registro contable inmediato.

Compras y Logística

✅Procesamiento de pedidos, albaranes y confirmaciones de entrega de forma automatizada, reduciendo errores y acelerando los flujos logísticos.

Cómo implementar Document Automation en tu empresa

El proceso de implementación pasa por cuatro pasos principales:

1. Diagnóstico de procesos documentales actuales, identificando cuellos de botella y/o tareas repetitivas.
2. Selección de tecnología y evaluación de compatibilidad con el ERP, asegurando la integración fluida.
3. Configuración e integración con tu sistema, adaptando la solución a los flujos existentes.
4. Formación, soporte y gestión del cambio, garantizando una adopción efectiva por parte de los equipos.

Conclusiones: Un paso hacia la eficiencia total

Alguna vez te has preguntado ¿cuánto te cuesta seguir procesando documentos manualmente?

• Tiempo: Entre 3 y 7 minutos por documento para la lectura, verificación e introducción manual en el ERP y el archivo físico.
• Coste por hora del personal administrativo.
• Errores y retrasos que impactan directamente en pagos, pedidos, o entregas.

El coste oculto del procesamiento manual de documentos es mayor de lo que parece. Con Document Automation, muchas compañías han conseguido retornos de la inversión en menos de 6 meses. Y es que, automatizar los documentos es un paso clave para las organizaciones que desean eliminar tareas repetitivas, reducir el tiempo de procesamiento y mejorar su eficiencia operativa.

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Algunas preguntas frecuentes (FAQs) sobre Document Automation